Las empresas reciben y envían facturas a diario. Muchas empresas aún las procesan manualmente. Otras se suman a la tendencia y digitalizan el proceso. Esto acelera el proceso de facturación, ahorrando tiempo y dinero. ¿Qué ha cambiado? Veámoslo.
Facturación en palabras sencillas
Los proveedores de servicios y productos envían facturas a sus clientes y socios comerciales en todo el mundo. Estas facturas contienen información básica sobre los proveedores y los usuarios de los servicios, incluyendo sus nombres, información de contacto, detalles sobre los bienes o servicios, la fecha límite de pago, el indicador cuantitativo de los servicios consumidos, etc.
Anteriormente, las empresas rellenaban formularios, los imprimían y los enviaban por correo a sus clientes. Hoy en día, el proceso de facturación está digitalizado. Por lo tanto, los consumidores reciben sus facturas por correo electrónico. Las empresas utilizan formularios específicos que pueden ser fácilmente procesados por sus sistemas digitales sin intervención humana (EDI o XML).
Hoy en día, existen cuatro tipos de modelos de facturación electrónica:
- De empresa a consumidor (B2C).
- De empresa a otra empresa (B2B).
- De empresa a departamento gubernamental (B2G).
- Híbrido (una combinación de formatos para revisión humana, como PDF, con formatos legibles por máquina, como XML, para el procesamiento automatizado).
A diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas no necesitan ser generadas por personas, impresas, enviadas por correo postal y no tienen errores ni retrasos. La automatización del proceso de facturación acelera el flujo de trabajo y mejora su calidad, facilitando la administración tributaria y las auditorías.
Cómo funciona procesamiento de facturas
La creación de facturas electrónicas se asemeja al proceso de facturación tradicional en papel, pero con el uso de un software especial. Mientras que antes el personal tenía que crear formularios en Word y luego convertir Word a PDF mediante PDF Guru para rellenarlos y firmarlos manualmente, las facturas electrónicas automatizan todos estos procesos. Algunos destinatarios exigen facturas en PDF protegidas con contraseña y con firmas electrónicas. Por ello, las empresas utilizan software como PDF Guru para la edición de PDF y la verificación y protección de datos.
Pasos básicos del procesamiento de facturas
- Las empresas utilizan su software de facturación para generar formularios con toda la información necesaria sobre la empresa y los productos o servicios.
- La factura generada pasa por un control y una validación automáticos antes de enviarse al cliente o a otra empresa. El objetivo principal del control es verificar la exactitud de los datos y el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias.
- Por regla general, todas las facturas se integran en el sistema ERP o en la aplicación financiera del destinatario gracias a su formato personalizado.
- El sistema escanea y procesa automáticamente toda la información de la factura. Garantiza la transparencia necesaria para las auditorías, la integración de los procesos y el cumplimiento de las normas establecidas.
- Por último, cuando se validan todos los datos, se inicia el proceso de pago. Todo el proceso es menos engorroso y lento que su alternativa en papel.
Además, el sistema envía notificaciones sobre pagos atrasados y deudas. Todo ello mejora la gestion de facturacion electronica, ya que las empresas pueden realizar un mejor seguimiento de su tesorería y tomar decisiones informadas sobre sus presupuestos.
Ventajas factura electrónica
Las empresas se benefician del uso de facturas electrónicas en lugar de facturas en papel. Estas son algunas de las ventajas de la factura electrónica.
Reducción de costes
Las empresas ahorran entre un 60 % y un 80 % al implementar la facturación electrónica. La reducción de costes está relacionada con la tinta, el papel y la logística, ya que las empresas no tienen que imprimir y entregar las facturas manualmente. Como resultado, la empresa puede destinar el presupuesto ahorrado a otras necesidades, aumentando el retorno de la inversión. Además, los empleados no pierden tiempo generando, comprobando, editando y distribuyendo facturas. Las empresas también ahorran costes, ya que se cometen menos errores humanos y se evitan retrasos.
Mejora de la calidad
Los seres humanos pueden cometer errores al rellenar la información. El sistema automatiza la recopilación de datos, la introducción de datos, la edición y la generación de pagos repetidos. Minimiza el riesgo de errores humanos que pueden dar lugar a disputas y pérdidas importantes. Así, la generación de facturas y la entrega electrónica son más precisas y puntuales.
Mejor análisis de datos
Las facturas digitalizadas permiten a las empresas realizar un seguimiento de la información sobre todos los pagos atrasados o próximos y detectar anomalías en las tendencias. Los formatos digitales se adaptan fácilmente a cualquier software de contabilidad. De este modo, las empresas disfrutan de un acceso instantáneo a la información sobre su flujo de caja, lo que no era posible con las facturas en papel.
Además, ya no necesitan hacer predicciones, ya que todas las decisiones se toman basándose en datos reales sobre los pagos y las deudas actuales, y no en conjeturas.
Posibles riesgos
Dado que las facturas contienen información confidencial, las empresas deben proteger los datos y su transmisión. Deben utilizar la firma digital o electrónica para confirmar la información, la integridad del documento y la identidad del remitente. Funciona como un sello que valida el documento en nombre del remitente.
Además, las empresas deben cumplir con la normativa y recopilar solo la información necesaria que debe protegerse y nunca compartirse con terceros sin el permiso del destinatario. Deben cifrar los datos de las facturas y proteger sus almacenamientos en la nube contra el acceso no autorizado.
Consideraciones finales
La facturación electrónica ahorra tiempo y dinero, y simplifica el flujo de trabajo de la empresa. Ayuda a reducir los retrasos y evita los errores humanos en la entrada de datos. De esta manera, las compañías pueden realinear sus recursos financieros y su tiempo a tareas que efectivamente impulsan su crecimiento.