La procrastination est un phénomène courant qui touche les personnes de tous âges et de toutes professions. C’est la tendance à reporter les tâches que nous devons accomplir, souvent en faveur d’activités plus agréables mais moins importantes. Cette procrastination peut avoir des conséquences négatives sur notre productivité, notre santé mentale et notre bien-être général. Ci-dessous, nous explorerons cinq stratégies efficaces pour arrêter de procrastiner et améliorer notre efficacité et notre qualité de vie.
1. Fixez-vous des objectifs clairs et réalistes
L’une des principales raisons pour lesquelles nous procrastinons est le manque d’objectifs clairs. Lorsque nos tâches semblent vagues ou écrasantes, il est facile de les reporter indéfiniment. Pour lutter contre cela, il est crucial de fixer des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps, une technique connue sous le nom de SMART.
Comment mettre en œuvre les objectifs SMART
Spécifique : au lieu d'un objectif général comme « travailler sur le projet », définissez une tâche spécifique comme « rédiger l'introduction du rapport ».
Mesurable : assurez-vous de pouvoir mesurer vos progrès. Par exemple, « lire trois articles de recherche » est plus tangible que « faire des recherches sur le sujet ».
Réalisable : les objectifs doivent être réalistes. Évitez de vous fixer des objectifs inaccessibles qui ne feront que générer de la frustration.
Pertinent : assurez-vous que vos objectifs sont alignés sur vos priorités et vos valeurs.
Défini dans le temps : établissez un calendrier clair. Au lieu de « faites-le bientôt », dites « terminez-le d'ici vendredi à 17 heures ».
Exemple d'application
Disons que vous devez remettre un long rapport en deux semaines. Divisez cette tâche en parties plus petites et plus faciles à gérer :
Jour 1 : Rédigez l'introduction.
Jour 2-3 : Recherchez et notez les points clés.
Jour 4 : Créez un plan de rapport.
Jours 5-7 : Rédigez la première ébauche.
Jour 8 : Révisez et modifiez le brouillon.
Jour 9 : demandez les commentaires d'un collègue.
Jours 10-11 : Intégrez les commentaires et effectuez les derniers ajustements.
Jour 12 : Révision finale et format.
Jour 13 : Repos et révision de dernière minute.
Jour 14 : Remise du rapport.
En divisant la tâche en étapes spécifiques et en fixant des délais clairs, vous réduisez le sentiment de dépassement et augmentez votre motivation pour commencer et terminer chaque partie.
2. Utiliser des techniques de gestion du temps
Une gestion efficace du temps est essentielle pour vaincre la procrastination. Il existe plusieurs techniques et outils qui peuvent vous aider à organiser votre temps plus efficacement.
Technique Pomodoro
La technique Pomodoro est une stratégie populaire pour améliorer la concentration et la productivité. Il a été développé par Francesco Cirillo dans les années 1980 et repose sur la division du travail en intervalles de temps, généralement de 25 minutes, suivis d'une courte pause.
Étapes pour appliquer la technique Pomodoro
Choisissez une tâche que vous souhaitez accomplir.
Réglez une minuterie sur 25 minutes.
Travaillez sur la tâche jusqu'à ce que le chronomètre sonne.
Faites une petite pause de 5 minutes.
Après quatre Pomodoros, faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
Cette technique fonctionne bien car travailler à intervalles courts peut rendre les tâches longues plus faciles à gérer, tout en encourageant des pauses régulières qui peuvent réduire la fatigue mentale.
Matrice d'Eisenhower
La matrice Eisenhower, également connue sous le nom de matrice urgent-important, est un outil qui vous aide à prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Quadrants de la matrice d'Eisenhower
Urgent et important : tâches qui nécessitent une attention immédiate (crise, problèmes urgents).
Important mais pas urgent : Tâches essentielles mais n'ayant pas d'échéance immédiate (planification à long terme, développement personnel).
Urgent mais pas important : tâches qui doivent être accomplies rapidement mais qui ne sont pas cruciales (interruptions, réunions sans importance).
Pas urgent et pas important : tâches qui n'apportent pas de valeur significative (activités de loisirs excessives, tâches triviales).
Exemple d'application
Imaginez que vous ayez plusieurs tâches en attente :
Rédigez un rapport (important et urgent).
Planifiez une présentation pour la semaine prochaine (importante mais pas urgente).
Répondez aux e-mails non critiques (urgents mais pas importants).
Parcourez les réseaux sociaux (pas urgent et pas important).
À l'aide de la matrice, vous pouvez décider de vous concentrer d'abord sur la rédaction du rapport et la planification de la présentation, en reléguant la vérification des e-mails et en limitant le temps passé sur les réseaux sociaux.
3. Créer un environnement de travail efficace
L’environnement dans lequel vous travaillez peut influencer considérablement votre capacité à vous concentrer et à éviter la procrastination. Un espace de travail désorganisé ou rempli de distractions peut nuire à votre capacité à rester concentré.
Comment optimiser votre espace de travail
Éliminez les distractions : identifiez et minimisez les sources de distraction. Cela peut inclure la désactivation des notifications téléphoniques, l'utilisation de bloqueurs de sites Web pendant les heures de travail ou la recherche d'un endroit calme pour travailler.
Organisez votre espace : gardez votre bureau bien rangé et uniquement avec les éléments nécessaires. Un espace propre peut vous aider à vous sentir plus organisé et en contrôle.
Établissez des zones de travail : si possible, désignez différentes zones pour différents types de travaux. Par exemple, un espace pour écrire, un autre pour les réunions et un autre pour la lecture.
Éclairage adéquat : Assurez-vous d’avoir un bon éclairage, de préférence naturel. La bonne lumière peut réduire la fatigue oculaire et améliorer votre humeur et votre concentration.
Ergonomie : investissez dans une chaise confortable et assurez-vous que votre bureau est à une hauteur appropriée pour éviter les efforts physiques.
Exemple d'application
Disons que vous travaillez à domicile et que vous êtes facilement distrait par les tâches ménagères. Tu peux:
Désignez une pièce ou un coin spécifique de votre maison uniquement pour le travail.
Utilisez des écouteurs antibruit pour minimiser le bruit ambiant.
Fixez des horaires précis pour les tâches ménagères en dehors de vos heures de travail.
4. Développer des habitudes et des routines
Développer des habitudes et des routines cohérentes peut vous aider à réduire la procrastination en intégrant régulièrement les tâches importantes à votre journée.
Comment prendre des habitudes efficaces
Commencez petit : introduisez les changements progressivement. Essayez de consacrer quelques minutes chaque jour à une nouvelle routine jusqu'à ce que cela devienne une habitude.
Soyez cohérent : faites la même activité à la même heure chaque jour. La cohérence est la clé pour former des habitudes durables.
Utilisez des rappels : utilisez des alarmes, des applications ou des post-its pour vous rappeler les nouvelles activités auxquelles vous essayez de prendre des habitudes.
Associez de nouvelles habitudes à des habitudes existantes : combinez une nouvelle habitude avec une activité qui fait déjà partie de votre routine quotidienne. Par exemple, si vous souhaitez méditer tous les matins, faites-le immédiatement après vous être brossé les dents.
Exemple d'application
Si vous souhaitez commencer à lire davantage dans le cadre de votre développement professionnel, vous pouvez :
Consacrez les 15 premières minutes de votre journée de travail à la lecture d'articles ou de livres liés à votre domaine.
Gardez votre matériel de lecture sur votre bureau afin qu’il soit facilement accessible.
Intégrez la lecture à votre routine de repos, au lieu d’utiliser ce temps pour les réseaux sociaux.
5. Trouvez la motivation et maintenez la discipline
La motivation et la discipline sont essentielles pour vaincre la procrastination. Parfois, le manque de motivation peut rendre les tâches les plus simples insurmontables.
Stratégies pour maintenir la motivation
Visualisez le résultat final : Imaginez ce que vous ressentirez en accomplissant une tâche et les avantages que vous en obtiendrez. Cette visualisation peut vous fournir la motivation dont vous avez besoin pour commencer.
Récompensez-vous : fixez-vous de petites récompenses pour l’accomplissement de tâches. Cela peut être quelque chose d'aussi simple qu'une pause-café ou une courte promenade.
Entourez-vous de personnes motivantes : Travailler dans un environnement positif avec des collègues ou des amis qui vous inspirent peut augmenter votre motivation.
Trouvez votre objectif : associez vos tâches à vos objectifs à long terme et à vos valeurs personnelles. Lorsque vous comprenez le « pourquoi » de ce que vous faites, il est plus facile de trouver la motivation.
Stratégies pour renforcer la discipline
Maîtrise de soi : pratiquez la maîtrise de soi en limitant les tentations et en fixant des limites claires. Par exemple, vous pouvez utiliser des applications qui bloquent l'accès aux réseaux sociaux pendant les heures de travail.
Responsabilité : partagez vos objectifs et vos progrès avec une personne de confiance. Avoir quelqu’un pour vous tenir responsable peut augmenter votre engagement.
Résilience : Acceptez que certaines tâches seront difficiles et qu'il puisse y avoir des échecs. La clé est d’être résilient et de continuer à essayer.
Exemple d'application
Si vous avez du mal à rester motivé sur un projet à long terme, vous pouvez :
Créez un tableau visuel avec des images et des phrases de motivation liées à votre objectif.
Divisez le projet en phases et récompensez-vous pour avoir terminé chacune d'entre elles.
Rejoignez un groupe de soutien ou trouvez un partenaire responsable avec qui vous pourrez partager vos progrès et vos défis.
Fixer des objectifs clairs et réalistes, utiliser des techniques de gestion du temps, créer un environnement de travail efficace, développer des habitudes et des routines et trouver la motivation et la discipline sont des stratégies clés qui peuvent vous aider à surmonter la procrastination. En mettant en œuvre ces cinq conseils, vous pouvez améliorer considérablement votre productivité et votre bien-être général, vous rapprochant ainsi de vos objectifs et de vos rêves.